Главная » Делопроизводство » Специалист по экспозиционной и выставочной деятельности. Должностная инструкция специалиста экспозиционно-выставочного отдела Должностные инструкции начальник отдела выставочной деятельности

Специалист по экспозиционной и выставочной деятельности. Должностная инструкция специалиста экспозиционно-выставочного отдела Должностные инструкции начальник отдела выставочной деятельности

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

специалиста по выставочной деятельности

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные, должностные обязанности, права и ответственность специалиста по выставочной деятельности подразделения «Промышленные технологии» (далее - Специалист по выставочной деятельности) Российский союз выставок и ярмарок (далее Учреждение).

1.2. На должность специалиста по выставочной деятельности назначается лицо, удовлетворяющее следующим требованиям к образованию и обучению:

Среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена;

Высшее образование - бакалавриат;

с опытом практической работы:

При высшем образовании без предъявления требований к опыту практической работы, при среднем профессиональном образовании не менее 1 года в сфере организации торгово-промышленных выставок, конференций и других событий, маркетинга, продаж.;

1.3. Специалист по выставочной деятельности должен знать:

Нормативные правовые акты в сфере безопасности жизнедеятельности, экологии и здравоохранения применительно к организации выставочной деятельности в сфере торгово-промышленных выставок (в стране проведения выставки);

Требования охраны труда при работе на выставочной площадке;

История выставочного дела и индустрии встреч;

Технологии организации эффективного участия в выставке;

Современные тенденции в сфере организации коммуникаций на выставке, оформления выставочных стендов, выставочного оборудования;

Основы выставочного менеджмента;

Основы менеджмента в сфере индустрии встреч;

Основы финансового менеджмента;

Основы документооборота;

Модели и методы ценообразования;

Методы ведения переговоров, урегулирования споров, работы с возражениями;

Основы бухгалтерского учета;

Методы организации деловых коммуникаций;

Основы организации конференций и деловых мероприятий;

Основы управления персоналом;

Основы заключения договоров, контрактов;

Тайм-менеджмент;

Основы управления проектами;

Методы и инструменты формализации данных;

Основы документооборота;

Основы экономического анализа;

Основы управления проектами;

Основы бухгалтерского учета;

Нормативные правовые акты в сфере организации коммерческого документооборота;

Основы документооборота;

Основные виды маркетинговых коммуникаций;

Тенденции развития отраслей экономики, имеющие отношение к организуемой торгово-промышленной выставке, и ключевые игроки этих отраслей;

Современные инструменты и способы подготовки электронных бизнес-презентаций;

Методы ведения деловых переговоров;

Английский язык (письменный и устный) на среднем уровне в сфере выставочной деятельности;

Деловой этикет и основы делопроизводства;

Методы эффективных публичных выступлений и презентаций;

Выставочный менеджмент;

Инструменты эффективного осуществления продаж;

Виды и особенности организационных структур организаций и сферы ответственности руководителей и специалистов;

Методы и инструменты работы с базами данных;

Методы работы с первичными и вторичными источниками маркетинговой информации;

1.4. Специалист по выставочной деятельности должен уметь:

Разрабатывать инструкции для персонала;

Готовить информационные материалы о технических и экологических характеристиках используемого оборудования для проверки контролирующими органами;

Разрабатывать и готовить информационные материалы методического характера;

Осуществлять коммуникации с помощью современных средств связи (видеоконференции, скайп, вебинары);

Работать в специализированных программах в сфере бухгалтерии, финансов, управления организацией;

Вести переговоры по финансовым вопросам по обеспечению своевременной оплаты;

Определять количество и квалификацию необходимого дополнительного персонала для работы на площадке во время проведения торгово-промышленной выставки;

Распределять задачи для персонала и контролировать их выполнение;

Работать в графических редакторах;

Формировать детальный план проведения торгово-промышленной выставки и контролировать ход его выполнения;

Быстро принимать решения в случае отклонений от разработанного детального плана;

Выявлять релевантную информацию в соответствии с поставленными управленческими задачами;

Работать в основных программах офисных программных пакетов;

Систематизировать и анализировать первичную информацию о реализации проекта торгово-промышленной выставки;

Определять набор заявочных документов, которые необходимо оформить с конкретным участником в зависимости от набора заказанных им выставочных услуг и формы участия в торгово-промышленной выставке;

Осуществлять почтовый и электронный документооборот;

Организовывать систематизированное хранение бумажных и электронных документов;

Определять значение факторов и событий внешней среды для проекта торгово-промышленной выставки;

Вести деловую переписку;

Осуществлять коммуникации с разными типами клиентов, определять запросы потенциального клиента, работать с возражениями;

Проводить публичные выступления и презентации;

Создавать мультимедиа-презентации с помощью распространенных программных продуктов;

Осуществлять первичные звонки для определения контактных лиц конкретной организации - потенциального участника торгово-промышленной выставки;

Работать в основных программах офисных программных пакетов, программных продуктах по управлению клиентскими базами, управлению организацией;

Классифицировать потенциальных участников торгово-промышленной выставки по возможной заинтересованности в участии в торгово-промышленной выставке;

Определять источники информации о потенциальных участниках торгово-промышленных выставок;

Работать с деловыми электронными и интернет-справочниками;

1.5. Специалист по выставочной деятельности назначается на должность и освобождается от должности приказом исполнительного директора Учреждения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.6. Специалист по выставочной деятельности подчиняется исполнительному директору Учреждения и начальнику подразделения «Промышленные технологии»

2. Трудовые функции

2.1. Обеспечение соответствия торгово-промышленной выставки требованиям нормативных правовых актов в сфере безопасности жизнедеятельности, экологии и здравоохранения.

2.2. Консультирование участников торгово-промышленной выставки по вопросам оптимальной организации их участия.

2.3. Контроль исполнения клиентами обязательств по оплате участия в торгово-промышленной выставке.

2.4. Обеспечение проведения торгово-промышленной выставки в соответствии с заявленной программой и соглашениями с соорганизаторами, партнерами, спонсорами.

2.5. Подготовка отчетов о ходе реализации различных этапов организации торгово-промышленной выставки.

2.6. Ведение документооборота торгово-промышленной выставки.

2.7. Подготовка маркетинговых материалов о торгово-промышленных выставках.

2.8. Привлечение участников торгово-промышленных выставок.

2.9. Ведение и поддержание в актуальном состоянии базы данных участников торгово-промышленных выставок, а также мероприятий деловой и дополнительной программы выставок.

3. Должностные обязанности

3.1. Контроль соблюдения требований нормативных правовых актов в сфере безопасности жизнедеятельности, экологии и здравоохранения участниками, партнерами, спонсорами, посетителями, подрядчиками торгово-промышленной выставки в ходе ее проведения.

3.2. Сопровождение контролирующих органов во время их визита на выставочную площадку для проверки выполнения требований нормативных правовых актов в целях своевременного предоставления необходимой информации и организации устранения выявленных нарушений.

3.3. Информирование участников торгово-промышленных выставок о требованиях нормативных правовых актов в сфере безопасности жизнедеятельности, экологии и здравоохранения при организации участия в конкретной торгово-промышленной выставке.

3.4. Инструктирование дополнительного персонала, работающего на торгово-промышленной выставке, о требованиях нормативных правовых актов в сфере безопасности жизнедеятельности, экологии и здравоохранения.

3.5. При наличии возможности в организации - профессиональном организаторе торгово-промышленных выставок - формирование комплекта информационных материалов по эффективному участию в торгово-промышленной выставке для размещения на сайте торгово-промышленной выставки или выставочной организации для быстрого доступа участников торгово-промышленной выставки.

3.6. Проведение консультаций по запросу участников торгово-промышленной выставки.

3.7. Подготовка комплекта информационных материалов по эффективному участию в торгово-промышленной выставке для предоставления участникам торгово-промышленных выставок по запросу.

3.8. Изучение информационных материалов по эффективному участию в торгово-промышленной выставке или подготовка таких материалов.

3.9. Предоставление скидок и специальных условий в соответствии с политикой конкретной торгово-промышленной выставки и организации- профессионального организатора торгово-промышленных выставок в целом.

3.10. Согласование с руководством возможностей изменения условий оплаты по просьбе участника торгово-промышленной выставки.

3.11. Контроль осуществления оплаты в соответствии с условиями договора.

3.12. Обеспечение своевременного оформления и предоставления участникам торгово-промышленной выставки документов на оплату их участия.

3.13. Контроль выполнения условий договоров с подрядчиками торгово-промышленной выставки.

3.14. Обеспечение работы залов и площадок для проведения деловых и дополнительных мероприятий торгово-промышленной выставки в соответствии с утвержденными графиками и требованиями.

3.15. Организация допуска и работы на выставочной площадке организаций, отвечающих за застройку и оформление экспозиции, поставщиков оборудования для работы выставки, в том числе для обеспечения индивидуальной застройки экспонентов, в ходе монтажа и демонтажа торгово-промышленной выставки.

3.16. Организация исполнения обустройства выставочных стендов в соответствии с договорами на участие в торгово-промышленной выставке.

3.17. Контроль выполнения программы дополнительных мероприятий торгово-промышленной выставки в соответствии с утвержденным графиком.

3.18. Контроль выполнения застройки выставочных стендов во время монтажа в соответствии с утвержденным планом экспозиции.

3.19. Решение оперативных вопросов, возникающих в ходе проведения торгово-промышленной выставки.

3.20. Подготовка для руководства периодических отчетов о ходе подготовки торгово-промышленной выставки для принятия решений в сфере оптимизации управления проектом торгово-промышленной выставки.

3.21. Подготовка итогового отчета после проведения торгово-промышленной выставки.

3.22. При необходимости внесение изменений в оформленные заявочные документы по просьбе участника торгово-промышленной выставки и по согласованию с ним.

3.23. Оформление необходимых заявочных документов от каждого заявившегося участника торгово-промышленной выставки.

3.24. Оформление документов на оплату участником торгово-промышленной выставки заказанных услуг, а также документов, подтверждающих факт оказания выставочных услуг в соответствии с заявочной документацией.

3.25. Подготовка форм заявочной документации до начала работы над проектом торгово-промышленной выставки.

3.26. Информирование руководства о соглашениях с участниками торгово-промышленной выставки об их участии в общих маркетинговых мероприятиях для своевременного включения в маркетинговые материалы торгово-промышленной выставки.

3.27. Предоставление актуальных данных о ходе реализации проекта торгово-промышленной выставки для включения в маркетинговые материалы торгово-промышленной выставки.

3.28. Подготовка текстов пресс-релизов, пост-релизов, новостей для размещения в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и деловых изданиях.

3.29. Информирование руководства об участии в торгово-промышленной выставке ключевых фигур и организаций отраслей торгово-промышленной выставки в целях возможности использования этой информации для реализации маркетингового плана торгово-промышленной выставки.

3.36. Выборка по базе данных потенциальных участников для осуществления работы по привлечению участников торгово-промышленных выставок.

4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию специалиста по выставочной деятельности.

4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.

4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.

5. Ответственность

Специалист по выставочной деятельности несет ответственность за:

5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

5.2. Невыполнение распоряжений и поручений исполнительного директора Учреждения.

5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.

5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правила противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.

5.5. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

За вышеперечисленные нарушения специалист по выставочной деятельности может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по выставочной деятельности в сфере торгово-промышленных выставок» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 9 ноября 2016 г. № 612н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Должностные обязанности. Участвует в разработке научных концепций, тематико-экспозиционных планов, планов выставочной деятельности музея, проектов художественного оформления экспозиций музея. Разрабатывает информационные материалы и этикетаж для экспозиций музея. Организует выполнение оформительских работ, связанных с изготовлением и размещением в экспозиции информационных материалов и этикетажа, а также информационных материалов, необходимых для навигации в музее. Осуществляет разработку технических заданий на выполнение проектных и исполнительских работ по объемно-пространственному оформлению экспозиции и выставок, изготовлению нестандартного экспозиционного оборудования. Участвует в подготовке и согласовании договоров о предоставлении музейных предметов на выставку. Обеспечивает подготовку документации, связанной с организацией выставок, в том числе учетной, таможенной, страховой, транспортной. Обеспечивает взаимодействие с учетно-хранительскими подразделениями музея по вопросам организации и проведения выставок.

Должен знать: законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации по вопросам сохранения и развития культурного наследия народов Российской Федерации, регламентирующие деятельность музеев; порядок организации работ по учету, хранению, изучению, публикации, обеспечению сохранности музейных предметов и музейных коллекций; правила организации работ по созданию постоянных экспозиций музея; отечественный и международный опыт разработки и создания музейных экспозиций; порядок организации выставок музейных предметов в помещениях музея и за его пределами; требования к оформлению выдачи музейных предметов на выставки, в том числе зарубежные; порядок страхования музейных предметов; правила упаковки и транспортировки музейных предметов; порядок проведения таможенного досмотра выставочных грузов; нормативные и методические документы по вопросам обеспечения безопасности музейных фондов; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка; правила по охране труда и пожарной безопасности.

Требования к квалификации.

Специалист по экспозиционно-выставочной деятельности I категории - высшее профессиональное образование (экономическое, культуры и искусства, гуманитарное) и стаж работы в должности специалиста по экспозиционно-выставочной деятельности II категории не менее 2 лет.

Специалист по экспозиционно-выставочной деятельности II категории - высшее профессиональное образование (экономическое, культуры и искусства, гуманитарное) и стаж работы в должности специалиста по экспозиционно-выставочной не менее 2 лет.

Специалист по экспозиционно-выставочной деятельности - высшее профессиональное образование (экономическое, культуры и искусства, гуманитарное) без предъявления требований к стажу работы либо среднее профессиональное образование (экономическое, культуры и искусства, гуманитарное) и стаж работы в музее не менее 2 лет.

Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), 2019
Раздел «Квалификационные характеристики должностей работников культуры, искусства и кинематографии»
Раздел утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 30.03.2011 N 251н

Специалист по экспозиционной и выставочной деятельности

Должностные обязанности. Участвует в разработке научных концепций, тематико-экспозиционных планов, планов выставочной деятельности музея, проектов художественного оформления экспозиций музея. Разрабатывает информационные материалы и этикетаж для экспозиций музея. Организует выполнение оформительских работ, связанных с изготовлением и размещением в экспозиции информационных материалов и этикетажа, а также информационных материалов, необходимых для навигации в музее. Осуществляет разработку технических заданий на выполнение проектных и исполнительских работ по объемно-пространственному оформлению экспозиции и выставок, изготовлению нестандартного экспозиционного оборудования. Участвует в подготовке и согласовании договоров о предоставлении музейных предметов на выставку. Обеспечивает подготовку документации, связанной с организацией выставок, в том числе учетной, таможенной, страховой, транспортной. Обеспечивает взаимодействие с учетно-хранительскими подразделениями музея по вопросам организации и проведения выставок.

Должен знать: законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации по вопросам сохранения и развития культурного наследия народов Российской Федерации, регламентирующие деятельность музеев; порядок организации работ по учету, хранению, изучению, публикации, обеспечению сохранности музейных предметов и музейных коллекций; правила организации работ по созданию постоянных экспозиций музея; отечественный и международный опыт разработки и создания музейных экспозиций; порядок организации выставок музейных предметов в помещениях музея и за его пределами; требования к оформлению выдачи музейных предметов на выставки, в том числе зарубежные; порядок страхования музейных предметов; правила упаковки и транспортировки музейных предметов; порядок проведения таможенного досмотра выставочных грузов; нормативные и методические документы по вопросам обеспечения безопасности музейных фондов; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка; правила по охране труда и пожарной безопасности.

Требования к квалификации.

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации

Специалист по экспозиционной и выставочной деятельности отвечает за подготовку и согласование договоров о предоставлении музейных предметов на выставку.

Ответственность закреплена в должностной инструкции, которую сотрудник должен подписать до заключения трудового договора.

Рассмотрим ее образец.

↯ Внимание! Для скачивания доступны новые образцы: ,

Из статьи вы узнаете

Общие положения

1. На должность:

специалиста по экспозиционной и выставочной деятельности принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (экономическое, культуры и искусства, гуманитарное) без предъявления требований к стажу работы либо среднее профессиональное образование (экономическое, культуры и искусства, гуманитарное) и стаж работы в музее не менее двух лет;
специалиста по экспозиционной и выставочной деятельности II категории принимается (переводится) лицо, имеющее высшее профессиональное образование (экономическое, культуры и искусства, гуманитарное) и стаж работы в должности специалиста по экспозиционно-выставочной деятельности не менее двух лет;
специалиста по экспозиционной и выставочной деятельности I категории принимается (переводится) лицо, имеющее высшее профессиональное образование (экономическое, культуры и искусства, гуманитарное) и стаж работы в должности специалиста по экспозиционно-выставочной деятельности II категории не менее двух лет.

2. Специалист по экспозиционной и выставочной деятельности (далее специалист) должен знать:

законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации по вопросам сохранения и развития культурного наследия народов Российской Федерации, регламентирующие деятельность музеев;
структуру музейного учреждения (организации);
порядок организации работ по учету, хранению, изучению, публикации, обеспечению сохранности музейных предметов и музейных коллекций;
правила организации работ по созданию постоянных экспозиций музея;
отечественный и международный опыт разработки и создания музейных экспозиций;
порядок организации выставок музейных предметов в помещениях музея и за его пределами;
требования к оформлению выдачи музейных предметов на выставки, в том числе зарубежные;
порядок страхования музейных предметов;
правила упаковки и транспортировки музейных предметов;
порядок проведения таможенного досмотра выставочных грузов;
нормативные и методические документы по вопросам обеспечения безопасности музейных фондов;
основы трудового законодательства;
Правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

☆ Как составить должностную инструкцию , пошаговый алгоритм в Системе Культура.

3. Специалист в своей деятельности руководствуется:

настоящей должностной инструкцией.

4. Специалист подчиняется непосредственно руководителю.

5. В период отсутствия специалиста (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

Функции

1. Участие в разработке научных концепций, тематико-экспозиционных планов, планов выставочной деятельности музея, проектов художественного оформления экспозиций музея.

2. Подготовка документации, связанной с организацией выставок.

Должностные обязанности

Специалист исполняет следующие обязанности:

участвует в разработке научных концепций, тематико-экспозиционных планов, планов выставочной деятельности музея, проектов художественного оформления экспозиций музея;
разрабатывает информационные материалы и этикетаж для экспозиций музея;
организует выполнение оформительских работ, связанных с изготовлением и размещением в экспозиции информационных материалов и этикетажа, а также информационных материалов, необходимых для навигации в музее;
осуществляет разработку технических заданий на выполнение проектных и исполнительских работ по объемно-пространственному оформлению экспозиции и выставок, изготовлению нестандартного экспозиционного оборудования.
участвует в подготовке и согласовании договоров о предоставлении музейных предметов на выставку;
обеспечивает подготовку документации, связанной с организацией выставок, в том числе учетной, таможенной, страховой, транспортной.
обеспечивает взаимодействие с учетно-хранительскими подразделениями музея по вопросам организации и проведения выставок.

Основные ошибки в должностных инструкциях , которые обернутся для учреждения крупными санкциями, изучите в журнале «Справочник руководителя учреждения культуры» и используйте в работе.

Права

Специалист имеет право:

Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.
Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.
Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
Требовать от руководства учреждения (организации) оказания содействия в исполнении его должностных обязанностей и реализации прав.

✪ Как правильно оформить и утвердить должностную инструкцию , покажем в Системе Культура.

Ответственность

Специалист привлекается к ответственности:

за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
за причинение ущерба учреждению (организации) в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Заключительные положения

Должностная инструкция разработана на основе Квалификационной характеристики должности «Специалист по экспозиционной и выставочной деятельности» (Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников культуры, искусства и кинематографии», утв. приказом Минздравсоцразвития России от 30.03.2011 № 251н)/

Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Материал проверен экспертами Актион Культура

Напечатать